Anul trecut au avut loc tot felul de miscari in domeniul furnizorilor si integratorilor de WMS (Warehouse Management System). S-au rupt parteneriate, acest lucru ducand la pierderea avantajului in piata. Unii furnizori externi aveau deja un cap de pod in Romania, dar din cauza crizei au ales sa se retraga si sa conserve pietele unde aveau expunerea mai mare. Alte companii de profil au continuat investitiile si consolidarea afacerii.

Companiile locale furnizoare de solutii informatice logistice au ales sa profite de conjunctura si de criza si sa jongleze cu preturile. Unele dintre acestea au inteles sa apeleze la colaborari cu consultanti logistici, care provin din bussines si au o vasta experienta in utilizarea si chiar implementarea de solutii WMS, acest lucru aducandu-le un plus de valoare prin know-how-ul oferit. Astfel, clientul beneficiaza si de o expertiza in optimizarea proceselor si fluxurilor, lucru care ajuta implicit ambele parti, clientul capata o organizare optima a activitatii, iar integratorul isi poate implementa solutia cu costuri reduse. In schimb, alti integratori nu au apelat la astfel de consultanti si raman doar cu o echipa de programatori, unii dintre ei nestiind nici macar cum „miroase“ un depozit. Datorita acestor miscari, si nu numai, companiile care poseda astfel de solutii WMS ar trebui sa urmareasca evolutia pietei pentru a fi cu un pas inainte in decizia de a schimba sau nu solutia detinuta.
 
Alte semne care ar trebui urmarite in perspectiva luarii deciziei de schimbare a WMS ar mai fi:
 
1. Sistemul actual WMS are in spate o tehnologie invechita?
In centrele de distributie din prezent, standardele si performantele cerute de clientii externi ajung sa evolueze mai rapid decat tehnologiile existente. In aceste situatii se poate recurge la solutii „workaround“, dar daca ele nu pot satisface cerinte de tipul „compliance”, „kitting”, servicii cu valoare adaugata etc. trebuie avuta in vedere inlocuirea. Daca astfel de „up-date”-uri, care nu sunt in standardul WMS existent, sunt create ulterior, atunci sistemul le va controla mai greu, iar urmarirea si intretinerea acestora va fi dificila, acuratetea datelor putand fi pusa in pericol.
Un alt indicator legat de tehnologie poate fi timpul de raspuns al terminalelor RF si comunicarea acestora cu serverul pe care se afla instalat sistemul. Cu cat ruleaza mai greu aplicatiile pe terminalul RF, cu atat e clar ca ceva nu este in regula cu procedurile de lucru din sistemul WMS existent. Importanta este si tehnologia folosita pentru comunicarea cu terminalele RF.
 
2. Sistemul actual WMS are functionalitati limitate?
Daca sistemul este unul deschis, adica poate fi oricand up-gradat cu multiple functionalitati si add-one-uri cerute de piata mereu in miscare a bussines-ului in care va aflati. De exemplu, devine tot mai presanta si necesara existenta unor module de tip yard management, managementul fortei de munca, pick-by-voice, integrarea RFID, managementul calitatii etc. Daca sistemul este disponibil pentru a integra noi module, trebuie sa stiti de la furnizorul de sisteme. Este el in continua deschidere catre clienti, catre nou, tine pasul cu evolutiile pietei? Furnizorul ar trebui sa va informeze periodic asupra a ceea ce este nou la sistemul sau. Clientul poate cere furnizorului dezvoltarea unui anumit modul special pentru el. In functie de raspunsul lui, va puteti da seama daca acesta are o politica de dezvoltare deficitara, motivele putand fi diverse, de la sustinere financiara slaba, lipsa de experienta in domeniu etc. Daca se intampla asta, atunci sunteti posesorul unui sistem care va stagna, in timp ce, in jur, piata va evolua.
 
3. Suportul pentru sistemul WMS este din ce in ce mai costisitor?
Daca sistemul este dezvoltat in-house, atunci exista pericolul ca cei care au participat la dezvoltare sa plece din companie din diverse motive. Plecand, vor lua cu ei know-how-ul in aceasta privinta. Atunci vor creste cheltuielile cu intretinerea sistemului cu noii oameni adusi.
Pierderea angajatilor-cheie poate aduce WMS-ul de la cea mai buna solutie la o problema critica. Un exemplu ar fi amanarea unui complex up-grade al sistemului si mentinerea unei versiuni mai vechi a infrastructurii conexe, cum ar fi bazele de date, sistemele de operare si alte aplicatii software. Acest lucru va insemna ca noii angajati vor fi pregatiti pentru un suport pentru noile versiuni, si nu pentru cele vechi, si atunci trebuie recurs la un tert care are know-how pentru vechile versiuni, tert care sigur va cere bani pentru asta.
In cazul in care WMS ruleaza pe baze de date vechi vor trebui cautati oameni care cunosc si aceste versiuni, ceea ce poate duce la o crestere a costurilor de intretinere. Ideal ar fi sa se creeze un standard de interoperabilitate intre cunostintele angajatilor si sistemele folosite.
Daca WMS nu este up-gradat, exista riscul ca activitatea sa aiba de suferit, ca si suportul oferit de furnizorul solutiei.
 
4. Vrei sa faci up-grade al WMS, dar e scump, consuma timp si e riscant?
Multe WMS nu contin toate scenariile posibile care pot aparea in orice fel de bussines, si atunci la implementare, si chiar dupa, integratorul va crea coduri (triggere, proceduri stocate etc.) speciale, in functie de necesitatile particulare ale clientului. Toate bune si frumoase pana cand se vrea sa se faca un up-grade de versiune, si nu numai. Daca aceste coduri sunt multe si necontrolabile, la orice up-grade se pot pierde. Orice modificare minora nestiuta poate crea mari probleme in activitatea clientului si duce chiar la blocarea totala a sistemului.
Companiile de multe ori se pot trezi „captive” din aceasta cauza, deoarece ele nu au posibilitatea de a schimba codurile sistemului si atunci, prin apelarea la furnizorul lor de WMS, mereu se va finaliza aceasta dorinta cu o factura.
Pe langa costul suplimentar se poate ca modificarea necesara sa dureze chiar si luni de zile, de multe ori fiind prea tarziu. De inteles, totusi, ca o astfel de modificare necesita timp de dezvoltare, de testare, de rezolvare a eventualelor „bug”-uri aparute.
In cele din urma, din aceasta cauza se pot pierde bani, deoarece nivelul serviciului poate scadea foarte mult si clientul va fi nemultumit. Pe clientul final nu-l intereseaza ca tie nu-ti merge corect WMS sau ca dureaza luni sa-ti dezvolte furnizorul de WMS o cerinta noua, pe care acesta nu o are in standard.
In consecinta, modernizarea unui sistem invechit te poate tine legat de furnizorul respectiv si te poate costa bani multi.
 
5. Este WMS-ul tau rigid, asta te impiedica sa adaugi functionalitati noi?
O principala slabiciune a WMS vechi este rigiditatea prin folosirea de procese de bussines predefinite. Acest lucru nu permite implementarea de procese unice care pot face diferenta intr-un mediu concurential puternic. Solutia WMS trebuie sa aiba o structura modulara, care poate avea o tendinta evolutiva in functie de necesitatile tale ulterioare. Sistemul trebuie sa fie configurabil in asa fel incat sa se poata defini procese unice, care se regasesc si vor aparea in activitatile companiei. Aceasta configurare trebuie sa se poata realiza imediat, fara interventii exterioare costisitoare. De exemplu, daca se creeaza o harta a proceselor existente si potentiale, WMS trebuie sa fie in stare sa le integreze fara prea mare efort.
WMS trebuie sa va ofere un avantaj concurential prin integrarea rapida a nevoilor noilor clienti si a noilor cerinte din bussines, si sa faciliteze un training simplificat al noilor procese etc.
 
6. Furnizorul de WMS da semne ca nu o sa mai fie „prin zona” in curand?
In Romania inca nu au avut loc mari achizitii sau fuziuni intre furnizorii de solutii WMS, dar in strainatate este o practica des intalnita ca un furnizor sa fuzioneze sau sa-l „inghita” pe altul. Acest lucru s-ar putea intampla si in Romania, poate chiar in 2011. Deci stii unde va fi furnizorul tau de WMS peste cinci ani?
In cazul in care furnizorul tau va fi integrat in altul, e posibil ca acesta sa nu poata oferi suport si posibilitatile de dezvoltare sa fie reduse pe viitor. Cand un furnizor incearca sa sustina solutii multiple, de obicei bugetele pentru dezvoltare scad, iar cele de suport cresc.
Chiar daca furnizorul este puternic financiar, e posibil totusi ca orice cerere de dezvoltare „custom” a unui  client sa fie tratata cu retinere sau contra unui cost destul de piperat, daca respectiva solutie nu mai intra in planurile de viitor ale acestuia.
Cand se alege o solutie WMS este important nu doar ca aceasta sa fie buna si experienta furnizorului in supply chain sa fie vasta, dar si ca viabilitatea si stabilitatea financiara sa fie ridicate, acestea garantand ca el va fi pentru mult timp in piata.
 
7. Pentru WMS-ul tau e dificil sa comunice cu alte sisteme?
Un WMS static poate pune multe probleme de interoperabilitate cu alte sisteme de management, un lucru obligatoriu in zilele noastre, cand schimbul de informatii intre sistemele de management este vital.
WMS trebuie sa comunice date, sa se sincronizeze cu tot felul de sisteme existente, cum ar fi: order management, transport management, sisteme de supply chain externe, dar si sistemele furnizorilor si clientilor. Acest lucru se poate realiza printr-o combinatie de SOA (service-oriented architecture) si platforme web-based. Sistemul iti va permite sa faci fata tuturor cerintelor pe termen lung si nu va trebui sa schimbi procesele pentru a se potrivi cu softul.
 
8. Interfata folosita de utilizatorul WMS este greu de folosit?
Multe WMS vechi au o interfata de lucru neprietenoasa, care, nefiind adaptata noilor cerinte, ajunge sa consume timp utilizatorului si realizarea activitatilor sa fie intarziata. Alte WMS mai noi au o rata de utilizare ridicata, un aspect placut si o interfata prietenoasa, totusi beneficiile sunt mai presus decat estetica.
Interfata unui WMS optim trebuie sa fie intuitiva, usor de invatat si usor de utilizat, sa ofere o productivitate ridicata utilizatorilor. Un WMS care ofera o astfel de interfata va reduce erorile aparute la utilizare si numarul cererilor de suport. Daca utilizatorul nu percepe ca greoi lucrul cu sistemul, atunci el va avea o stare de relaxare in aceasta privinta, productivitatea lui va creste si va avea satisfactia lucrului bine facut.
Sistemul WMS este o componenta esentiala a afacerii dumneavoastra, el trebuie sa fie tot timpul pregatit pentru orice schimbare si cerinta a clientilor si sa faca fata dinamicii din bussinesul in care va aflati. O importanta la fel de mare ca un WMS optim pentru afacerea dumneavoastra o are si existenta unui WMS slab, care va impiedica sa cresteti afacerea, existand chiar posibilitatea ca aceasta sa fie trasa in jos.
Daca recunoasteti cel putin una din situatiile de mai sus la dumneavoastra in companie, atunci puteti sa va ganditi si sa incepeti sa va interesati care WMS va va satisface nevoile. Cautati un sistem flexibil, adaptabil, care va putea fi o parghie in supply chain-ul dumneavoastra, pentru a putea sa va creati un avantaj major intr-un mediu competitiv.
 
 
Cornel Tutunaru
Consultant Logistica
cornel.tutunaru@consultantalogistica.ro
www.consultantalogistica.ro